Miért köt le az auditálás ennyi erőforrást a középvállalkozásoknál?

Az auditidőszak túlórázást jelent. Ez a megszokott a középvállalkozásoknál, és ez mindig is így volt. Az előnye az, hogy fel lehet rá készülni, hiszen az audit tervezhetően érkezik – évente egyszer, de az ISO-megújítással vagy az ESG-vizsgálattal gyorsan akár kétszer is.

A hátránya: pontosan ez az, ami minden alkalommal óriási mennyiségű erőforrást köt le.

A feladat alapvetően egyszerűen hangzik: írd le, hogyan dolgoztál az elmúlt évben, én pedig tanúsítom, hogy minden a legnagyobb rendben zajlik. A nehézség a valóságban az, hogy valakinek le kell ülnie, és lépésről lépésre, a megfelelő sorrendben, az összes fontos részlettel együtt le kell írnia mindent. Egy második személynek pedig – aki gyakran egy nagy auditcégtől érkezett junior – jegyzetelnie és strukturálnia kell.

Audit öncélúan vagy értékteremtőként (Value Driver)?

Valójában milyen hozzáadott értéket nyújt egy audit? Eredeti értelmében az audit egy független vizsgálat: annak kell biztosítékot adnia harmadik feleknek – ügyfeleknek, partnereknek, tőkebefektetőknek, felügyeleti szerveknek –, hogy egy vállalatnál minden szabályszerűen működik. Ez bizalmat teremt és csökkenti a kockázatot. A bökkenő: ez az érték kifelé áramlik. Magának a vizsgált vállalatnak a dokumentációs ráfordítás kezdetben tiszta költség és teher.

Pontosan emiatt tűnik az audit olyan gyakran öncélúnak. Önök rengeteg időt fektetnek be, a tanúsító és a környezet megkapja a megerősítést – Önöknek pedig a végén marad 200 PowerPoint dia, amit házon belül soha többé senki sem néz meg. Az a körfolyamat, amely valóban hasznos lenne Önöknek – nevezetesen, hogy a tapasztalatokból tanulva ténylegesen fejlődjenek –, ritkán zárul be.

Ráadásul ez az öncélúság drága is: az auditort ki kell és ki is fogják fizetni, a saját vállalaton belüli operatív leterheltség pedig nem elhanyagolható. Ha már mindenképpen le kell bonyolítani egy auditot, annak a saját maguk számára is meg kellene érnie.

Mi az a BLIKS IO?

A BLIKS IO egy Németországból származó B2B SaaS-platform, amellyel a vállalatok digitális ikerpárként képezhetik le szervezetük operatív valóságát – a folyamatokat, szerepköröket, IT-rendszereket és erőforrásokat úgy, ahogyan azok a valóságban működnek. A statikus dokumentáció helyett egy elemezhető adatbázis jön létre, amely bemutatja, hogyan dolgozik valójában a vállalkozásuk. Ez az az alap, amelyre minden audit épül, legyen szó könyvvizsgálatról, ISO-tanúsításról vagy ESG-vizsgálatról.

A döntő különbség: ezt a feladatot nemcsak az auditorért végzik el, hanem mindenekelőtt saját magukért.

Hogyan változtatja a BLIKS IO az auditokat költséghelyből értékteremtővé?

A BLIKS IO-ban egy elemezhető adatbázist építhet fel a szervezetéről, amelyet közvetlenül a platformon értékelhet ki. Egy példa: Ha az auditor azt mondja Önnek, hogy túl sok a folytonossági kockázat a beszerzési folyamatban, vagy hogy az IT-incidenskezelésük nem felel meg a szokásos adatvédelmi és irányítási (governance) szabványoknak, a következőképpen járhat el:

1. Elemezteti az érintett folyamatot a BLIKS IO-ban.

2. Az egyes folyamatlépések szintjén automatikusan konkrét optimalizálási javaslatokat kap a kifogásolt probléma megoldására.

3. Ezeket az intézkedéseket közvetlenül betervezi, és az azonosítástól azonnal átlép a megvalósításba.

   
   

Így válik egy probléma puszta leírásából olyan értékteremtő tényező (Value Driver), amellyel napról napra növelheti vállalata érettségi szintjét.

Hogyan csökkenti a BLIKS IO az adatgyűjtési ráfordítást?

Minden audit legnagyobb fájópontja a kezdeti adatgyűjtés: a valós folyamatok feltérképezése. A BLIKS IO pontosan itt nyújt segítséget.

A vírusos folyamatfelvétel és a BLIKSY nevű AI-asszisztens segítségével a munkatársait megkérdezik a feladataikról. Ők leírják, mit tesznek valójában az adott folyamatokban, és néhány percen belül megadják a válaszaikat.

Az eredmény: A folyamatlépésenkénti rögzítési idő egy 30-60 perces megbeszélésről 3–5 percre csökken. Ez időt takarít meg – az auditor számára, és mindenekelőtt az alkalmazottak számára, akiket egyébként kiszakítanának a napi operatív munkájukból.

Se Visio, se Miro, se Camunda: A folyamatábra magától jön létre

A folyamatábra, amely az egyes feladatokat egy teljes folyamattá fűzi össze, a háttérben automatikusan jön létre. Se Visio, se Miro, se Camunda – a BLIKS IO algoritmusa önállóan építi fel a diagramot.

Ez is jelentős időt takarít meg, különösen az auditor számára. És a döntő előny: az eredmény nem egy élettelen dokumentum, hanem egy élő adatbázis, amely bármilyen perspektívából elemezhető.