Das Versprechen und die Voraussetzung 

Process Mining funktioniert dort, wo Prozesse digital laufen. In einem ERP, einem CRM, einem Ticketing-Tool. Überall dort, wo jeder Arbeitsschritt einen digitalen Fußabdruck hinterlässt, einen Event Log, den die Mining-Engine auslesen kann. 

In den meisten Unternehmen laufen aber längst nicht alle Prozesse digital. Der Einkauf arbeitet vielleicht sauber im ERP, aber die Freigabe läuft per Mail, die Rückfrage geht telefonisch, und die Sondergenehmigung steht in einer Excel-Tabelle, die jemand irgendwann auf dem Laufwerk abgelegt hat. An diesen Stellen gibt es keine Event Logs. Und wo keine Logs sind, ist Process Mining blind. 

Bevor ein Unternehmen Process Mining sinnvoll einsetzen kann, muss es also verstehen, wo die eigenen Prozesse überhaupt digital genug abgebildet sind, um gemined zu werden. Und wo nicht. Das klingt trivial, ist es in der Praxis aber überhaupt nicht. Denn die meisten Unternehmen wissen gar nicht, wie ihre Prozesse tatsächlich laufen. Sie wissen, wie sie laut Handbuch laufen sollten. Sie wissen, was das letzte Beratungsprojekt dokumentiert hat. Aber wie der Einkauf in der Niederlassung Dortmund den Bestellprozess wirklich handhabt, welche Schritte digital laufen und welche über den Flurfunk, das weiß niemand zentral. Schon gar nicht auf Knopfdruck. 

Das Projekt vor dem Projekt 

Hier liegt das eigentliche Problem, und es ist teurer als die meisten denken. 

Ein Unternehmen entscheidet sich für Process Mining. Lizenzen werden verhandelt, ein Implementierungspartner ausgewählt, ein Projektplan aufgesetzt. Und dann stellt das Projektteam in den ersten Wochen fest, dass es die grundlegendsten Fragen nicht beantworten kann. In welchen Systemen laufen welche Prozesse? Wo gibt es saubere Event Logs und wo hören die digitalen Spuren auf? Welche Prozesse sind überhaupt reif genug, um gemined zu werden, und welche existieren in einer Mischung aus System, Mail, Telefon und Zuruf, die kein Mining-Tool der Welt erfassen kann? 

Das Projektteam fängt an zu kartieren. Interviews mit Fachabteilungen, Workshops mit IT, Abgleich von Systemlandschaft und Prozessdokumentation. Allein diese Bestandsaufnahme dauert Wochen, manchmal Monate, und verschlingt einen erheblichen Teil des Budgets, bevor auch nur ein einziger Prozess gemined wurde. Das Befähigungsprojekt wird zum Projekt vor dem Projekt. Und weil der Aufwand so groß ist, beschränkt sich das Ganze oft auf einen kleinen Ausschnitt: den Order-to-Cash im ERP, den Beschaffungsprozess in SAP. Alles andere bleibt außen vor, weil es den Rahmen sprengen würde. 

Das Frustrierende daran: Die Erkenntnisse aus dieser Kartierung sind enorm wertvoll. Zu verstehen, wo Prozesse digital laufen und wo nicht, wo Medienbrüche sitzen, wo informelle Wege die offiziellen ersetzen, das ist Wissen, das jede Organisation braucht, unabhängig davon ob sie Process Mining einsetzen will oder nicht. Aber dieses Wissen wird jedes Mal von Null aufgebaut, für jedes Projekt, für jeden Bereich, für jeden Berater neu. 

Im Grunde fehlt den Unternehmen etwas sehr Einfaches. Ihnen fehlt eine Karte. 

Google Maps ohne Karte 

Jeder kennt Google Maps. Die Route von München nach Hamburg, blau eingezeichnet, mit Fahrtzeiten und gelben und roten Abschnitten je nach Verkehrslage. Man sieht sofort, wo es fließt, wo es stockt und wann man ungefähr ankommt. 

Process Mining macht genau das für Unternehmensprozesse. Es zeigt die Route, den tatsächlichen Ablauf, und die Performance dazu. Wo es schnell geht, wo es hakt und wo Schleifen entstehen, die niemand eingeplant hat. 

Jetzt stell dir vor, du öffnest Google Maps, und alles was du siehst, sind Linien. Routen mit Fahrtzeiten, aber darunter nichts. Keine Straßen, keine Gebäude, keine Flüsse, keine Kreuzungen. Nur Linien auf weißem Grund. 

Du siehst, dass die Route zwischen Kilometer 340 und 360 rot ist. Irgendwas bremst dort. Aber liegt da eine Baustelle? Führt die Strecke über eine Brücke, die nur einspurig befahrbar ist? Laufen drei Autobahnen an einem Kreuz zusammen? Ohne die Hintergrundkarte weißt du, dass es ein Problem gibt, aber du verstehst es nicht. Und was du nicht verstehst, kannst du nicht lösen. 

Genau so arbeiten Unternehmen heute mit Process Mining. Sie sehen die Routen und die Engpässe, aber ihnen fehlt der Layer darunter. Die Karte, die erklärt, warum der Prozess so verläuft, wie er verläuft. 

Und noch gravierender: Ohne Hintergrundkarte weiß ein Unternehmen nicht einmal, auf welchen Strecken es überhaupt Routen berechnen kann. Wo endet die Straße und wo beginnt ein Feldweg, den kein Navigationssystem kennt? Die Hintergrundkarte ist damit doppelt relevant. Sie erklärt die Route dort, wo sie existiert. Und sie zeigt, wo gar keine Route möglich ist, weil die Infrastruktur dafür fehlt. 

Was unter den Routen liegt 

Process Mining hat eine strukturelle Grenze. Es kann nur das sehen, was Systeme protokollieren. Sobald ein Prozess das System verlässt, weil jemand zum Telefonhörer greift, eine Mail schreibt oder einen Kollegen im Flur anspricht, reißt die Datenkette ab. Die Route wird rot, und niemand weiß warum. 

Diese Stellen sind oft die spannendsten im ganzen Unternehmen. Dort, wo der Prozess vom ERP ins Excel wandert, von der Software ins Telefon, vom digitalen Workflow in den handschriftlichen Vermerk, genau dort liegen die eigentlichen Hebel für Digitalisierung und Automatisierung. 

Ein konkretes Beispiel. Ein Unternehmen sieht im Process Mining, dass der Durchlauf im Beschaffungsprozess zwischen Bedarfsmeldung und Bestellauslösung durchschnittlich sechs Tage dauert statt der geplanten zwei. Die Route ist tiefrot. Das System zeigt: Bedarfsmeldung geht rein, dann passiert sechs Tage lang nichts, dann wird die Bestellung ausgelöst. 

Sechs Tage Stille. 

Was tatsächlich passiert: Die Meldung wartet auf eine Freigabe, die per Mail läuft. Der Abteilungsleiter ist drei Tage auf Dienstreise, sein Stellvertreter weiß nicht, dass er zuständig ist. Mittwoch sieht der Abteilungsleiter die Mail zwischen 47 anderen. Donnerstag fragt jemand nach. Freitag wird freigegeben. Sechs Tage, kein einziger davon im System sichtbar. 

Das ist das Gelände unter der Route. Die Flüsse, die Brücken und die Kreuzungen, die erklären, warum der Verkehr so fließt, wie er fließt. 

Zwei Layer, ein Bild 

Process Mining und das, was unter den Routen liegt, sind keine Konkurrenz. Sie sind zwei Layer derselben Karte. Man nutzt ja auch nicht Google Maps für die Route und Apple Karten für das Gelände. Man will beides zusammen sehen, in einem Bild, weil erst die Kombination Orientierung schafft. 

Der eine Layer zeigt die Performance: Wie laufen die Prozesse tatsächlich, wo weichen sie vom Soll ab, wo entstehen Engpässe? Der andere Layer zeigt den Kontext: Welche Rollen sind beteiligt, welche Systeme kommen wo zum Einsatz und wo verlässt der Prozess den digitalen Raum? 

Erst wenn beide Layer übereinanderliegen, entsteht ein Bild, mit dem sich arbeiten lässt. Dann sieht ein Unternehmen den roten Abschnitt auf der Route und versteht gleichzeitig, dass hier drei Abteilungen an einer unklaren Zuständigkeit hängen. Dann sieht es die Schleife im Prozess und erkennt, dass ein Medienbruch zwischen zwei Systemen die Mitarbeitenden zwingt, Daten manuell zu übertragen. 

Ohne Hintergrundkarte zeigt Process Mining, wo es hakt. Mit Hintergrundkarte versteht ein Unternehmen, warum. Und erst dann lässt sich gezielt handeln. 

Wo die Karte herkommt 

Die meisten Unternehmen haben diese Hintergrundkarte nicht. Sie haben Organigramme, die den Soll-Zustand abbilden, und Prozessdokumentationen, die beim letzten Audit erstellt und seitdem nicht mehr angefasst wurden. Und sie haben das Wissen ihrer Mitarbeitenden, verteilt auf hunderte Köpfe, nirgendwo zentral abrufbar. 

Genau dafür existiert BLIKS IO. 

BLIKS IO geht dorthin, wo Process Mining aufhört: zu den Menschen, die die Prozesse jeden Tag leben. Welche Schritte laufen digital, welche auf dem kurzen Dienstweg? Wo sitzen die Medienbrüche und die informellen Abläufe, wo die Zuständigkeiten, die auf dem Papier klar sind und in der Praxis gar nicht? Dieses Wissen strukturiert BLIKS IO KI-gestützt zu einem digitalen Zwilling der Organisation. Die Hintergrundkarte, die es vorher nicht gab. 

Für Process Mining heißt das zweierlei. BLIKS IO zeigt, wo Mining greifen kann und wo die Voraussetzungen erst geschaffen werden müssen. Die Kartierung, für die Unternehmen heute Wochen und Monate brauchen, das Projekt vor dem Projekt, liefert der digitale Zwilling sofort. Welche Prozesse laufen digital genug für Event Logs? Wo hören die Systemspuren auf? Wo lohnt sich der Einsatz von Process Mining, und wo ist der Digitalisierungsgrad noch nicht weit genug? Mit diesen Antworten wird eine Process-Mining-Implementierung schlanker, schneller und gezielter, weil das Projektteam vom ersten Tag an weiß, wo es ansetzen kann. 

Und an den Stellen, wo die Route rot bleibt und kein System erklären kann warum, liefert BLIKS IO das Gelände darunter. Den Kontext, der aus einer roten Linie eine lösbare Aufgabe macht. 

Karte und Route 

Process Mining hat die Art verändert, wie Unternehmen auf ihre Prozesse schauen. Aber eine Route ohne Karte bleibt eine Linie im Leeren. Und ohne Karte weiß man nicht einmal, wo sich Routen überhaupt berechnen lassen. 

BLIKS IO liefert das Gelände darunter. Damit Unternehmen wissen, wo Process Mining ansetzen kann. Und damit die roten Stellen auf der Route endlich eine Erklärung bekommen.