A Process Mining minden problémát megtalál. De nem az okát.

Az ígéret és az előfeltétel 

A Process Mining ott működik, ahol a folyamatok digitálisan futnak. Egy ERP-ben, egy CRM-ben, egy jegykezelő eszközben. Mindenhol ott, ahol minden munkalépés digitális lábnyomot hagy, egy eseménynaplót, amelyet a mining engine ki tud olvasni. 

A legtöbb vállalatnál azonban már korántsem minden folyamat fut digitálisan. A beszerzés talán tisztán az ERP-ben dolgozik, de az jóváhagyás e-mailben megy, a visszakérdezés telefonon történik, a rendkívüli engedély pedig egy Excel-táblában szerepel, amelyet valaki valamikor feltett a meghajtóra. Ezeken a pontokon nincsenek eseménynaplók. És ahol nincsenek naplók, ott a Process Mining vak. 

Mielőtt egy vállalat érdemben alkalmazhatná a Process Mininget, először meg kell értenie, hogy a saját folyamatai egyáltalán hol vannak elég digitálisan leképezve ahhoz, hogy bányászni lehessen őket. És hol nem. Ez triviálisnak hangzik, de a gyakorlatban egyáltalán nem az. A legtöbb vállalat ugyanis nem is tudja, hogyan futnak valójában a folyamatai. Azt tudják, hogyan kellene futniuk a kézikönyv szerint. Tudják, mit dokumentált az utolsó tanácsadási projekt. De hogy a dortmundi kirendeltségen a beszerzés valójában hogyan kezeli a rendelési folyamatot, mely lépések futnak digitálisan és melyek a folyosói információáramláson keresztül, azt központilag senki sem tudja. Különösen nem egy gombnyomásra. 

A projekt a projekt előtt 

Itt rejlik az igazi probléma, és ez többe kerül, mint azt a legtöbben gondolják. 

Egy vállalat a Process Mining mellett dönt. Tárgyalnak a licencekről, kiválasztanak egy implementációs partnert, projekttervet állítanak össze. Aztán a projektcsapat az első hetekben rájön, hogy a legalapvetőbb kérdésekre sem tud válaszolni. Mely rendszerekben futnak mely folyamatok? Hol vannak tiszta eseménynaplók, és hol érnek véget a digitális nyomok? Mely folyamatok elég érettek ahhoz, hogy bányászni lehessen őket, és melyek léteznek a rendszer, e-mail, telefon és szóbeli utasítás keverékében, amit a világon semmilyen mining eszköz nem tud megragadni? 

A projektcsapat elkezd feltérképezni. Interjúk az üzleti területekkel, workshopok az IT-val, a rendszerkörnyezet és a folyamatdokumentáció összevetése. Már ez az állapotfelmérés hetekig, néha hónapokig tart, és a költségvetés jelentős részét felemészti, mielőtt akár egyetlen folyamatot is bányásztak volna. A felkészítő projekt projektté válik a projekt előtt. És mivel az erőfeszítés olyan nagy, az egész gyakran csak egy kis szeletre korlátozódik: az Order-to-Cash-re az ERP-ben, a beszerzési folyamatra az SAP-ban. Minden más kimarad, mert túl nagyra nyújtaná a kereteket. 

Ami ebben a legfrusztrálóbb: az ebből a feltérképezésből származó felismerések rendkívül értékesek. Megérteni, hogy hol futnak digitálisan a folyamatok és hol nem, hol vannak a médiumváltások, hol váltják fel az informális utak a hivatalosakat – ez olyan tudás, amelyre minden szervezetnek szüksége van, függetlenül attól, hogy akar-e Process Mininget használni vagy sem. De ezt a tudást minden alkalommal nulláról kell felépíteni, minden projekthez, minden területhez, minden tanácsadóhoz újra. 

Tulajdonképpen a vállalatoknak valami nagyon egyszerű hiányzik. Egy térkép hiányzik nekik. 

Google Maps térkép nélkül 

Mindenki ismeri a Google Maps-et. A Münchenből Hamburgba vezető út kék vonallal jelölve, menetidőkkel és sárga, illetve piros szakaszokkal a forgalmi helyzettől függően. Az ember azonnal látja, hol halad jól a forgalom, hol akad meg, és mikor ér célba nagyjából. 

A Process Mining pontosan ezt teszi a vállalati folyamatokkal. Megmutatja az útvonalat, a tényleges lefutást, és hozzá a teljesítményt is. Hol gyors, hol akad el, és hol keletkeznek olyan hurkok, amelyeket senki sem tervezett be. 

Most képzeld el, hogy megnyitod a Google Maps-et, és csak vonalakat látsz. Útvonalakat menetidőkkel, de alattuk semmi nincs. Nincsenek utak, nincsenek épületek, nincsenek folyók, nincsenek kereszteződések. Csak vonalak fehér alapon. 

Látod, hogy a 340. és 360. kilométer között az útvonal piros. Valami ott lassítja a forgalmat. De vajon van ott egy építkezés? Egy olyan hídon vezet át az út, amelyen csak egy sávon lehet haladni? Három autópálya fut össze egy csomópontban? A háttértérkép nélkül tudod, hogy van egy probléma, de nem érted. És amit nem értesz, azt nem tudod megoldani. 

Pontosan így dolgoznak ma a vállalatok a Process Mininggel. Látják az útvonalakat és a szűk keresztmetszeteket, de hiányzik alóluk a réteg. Az a térkép, amely megmagyarázza, miért úgy halad a folyamat, ahogyan halad. 

És még ennél is súlyosabb: háttértérkép nélkül a vállalat még azt sem tudja, mely útvonalakon tud egyáltalán útvonalakat számolni. Hol ér véget az út, és hol kezdődik egy földút, amelyet egyetlen navigációs rendszer sem ismer? A háttértérkép ezért kettős szempontból is fontos. Megmagyarázza az útvonalat ott, ahol az létezik. És megmutatja, hol nem lehetséges egyáltalán útvonal, mert hiányzik hozzá az infrastruktúra. 

Mi van az útvonalak alatt

A Process Miningnek van egy strukturális határa. Csak azt látja, amit a rendszerek naplóznak. Amint egy folyamat kilép a rendszerből, mert valaki felveszi a telefont, e-mailt ír, vagy a folyosón megszólít egy kollégát, a lánc megszakad. Az útvonal pirosra vált, és senki sem tudja, miért. 

Ezek a pontok gyakran a legizgalmasabbak az egész vállalatnál. Ott, ahol a folyamat az ERP-ből Excelbe vándorol, a szoftverből a telefonba, a digitális munkafolyamatból a kézzel írt megjegyzésbe, pontosan ott vannak a digitalizálás és az automatizálás valódi lehetőségei. 

Egy konkrét példa. Egy vállalat azt látja a Process Miningben, hogy a beszerzési folyamat átfutási ideje a szükséglet bejelentése és a rendelés kiadása között átlagosan hat nap, a tervezett két nap helyett. Az útvonal mélypiros. A rendszer ezt mutatja: a szükséglet bejelentése beérkezik, aztán hat napig semmi sem történik, majd kiadják a rendelést. 

Hat nap csend. 

Ami valójában történik: a bejelentés egy e-mailben történő jóváhagyásra vár. Az osztályvezető három napig üzleti úton van, a helyettese pedig nem tudja, hogy ő a felelős. Szerdán az osztályvezető meglátja az e-mailt a 47 másik között. Csütörtökön valaki rákérdez. Pénteken jóváhagyják. Hat nap, és egyik sem látszik a rendszerben. 

Ez az útvonal alatti terep. A folyók, a hidak és a kereszteződések, amelyek megmagyarázzák, miért úgy áramlik a forgalom, ahogyan áramlik. 

Két réteg, egy kép

A Process Mining és az, ami az útvonalak alatt van, nem konkurensek. Ugyanannak a térképnek a két rétegei. Az ember sem használja a Google Maps-et az útvonalhoz és az Apple Maps-et a terephez. Mindkettőt együtt akarja látni, egyetlen képen, mert csak az összekapcsolás teremt tájékozódást. 

Az egyik réteg a teljesítményt mutatja: hogyan futnak valójában a folyamatok, hol térnek el a céltól, hol keletkeznek szűk keresztmetszetek? A másik réteg a kontextust mutatja: mely szerepek vesznek részt benne, mely rendszereket hol használják, és hol lép ki a folyamat a digitális térből? 

Csak amikor mindkét réteg egymásra kerül, akkor jön létre egy olyan kép, amellyel dolgozni lehet. Akkor a vállalat látja a piros szakaszt az útvonalon, és egyúttal megérti, hogy itt három osztály függ egy tisztázatlan felelősségtől. Akkor látja a hurkot a folyamatban, és felismeri, hogy két rendszer közötti médiumváltás arra kényszeríti a munkatársakat, hogy manuálisan vigyék át az adatokat. 

Háttértérkép nélkül a Process Mining megmutatja, hol akad el a folyamat. Háttértérképpel a vállalat megérti, miért. És csak ezután lehet célzottan cselekedni. 

Honnan jön a térkép

A legtöbb vállalatnak nincs ilyen háttértérképe. Van szervezeti ábrájuk, amely a kívánt állapotot mutatja, és van folyamattokumentációjuk, amely az utolsó auditkor készült, és azóta nem nyúltak hozzá. És megvan a munkatársak tudása, szétosztva több száz fejben, központilag sehol sem elérhetően. 

Pontosan erre létezik a BLIKS IO. 

A BLIKS IO oda megy, ahol a Process Mining véget ér: az emberekhez, akik nap mint nap élik a folyamatokat. Mely lépések futnak digitálisan, és melyek a gyors ügyintézés útján? Hol vannak a médiumváltások és az informális folyamatok, hol vannak azok a felelősségi körök, amelyek papíron tiszták, a gyakorlatban viszont egyáltalán nem? Ezt a tudást a BLIKS IO mesterséges intelligencia támogatásával strukturálja a szervezet digitális ikrévé. A háttértérkép, amely korábban nem létezett. 

A Process Mining szempontjából ez két dolgot jelent. A BLIKS IO megmutatja, hol tud a bányászat érvényesülni, és hol kell még megteremteni az előfeltételeket. A feltérképezést, amelyhez a vállalatoknak ma hetekre és hónapokra van szükségük, vagyis a projektet a projekt előtt, a digitális iker azonnal szállítja. Mely folyamatok futnak elég digitálisan az eseménynaplókhoz? Hol érnek véget a rendszer nyomai? Hol éri meg a Process Mining alkalmazása, és hol nem elég még a digitalizáltsági szint? Ezekkel a válaszokkal a Process Mining bevezetése karcsúbb, gyorsabb és célzottabb lesz, mert a projektcsapat már az első naptól tudja, hol érdemes elkezdeni. 

És azokon a helyeken, ahol az útvonal piros marad, és egyetlen rendszer sem tudja megmagyarázni, miért, a BLIKS IO megadja az alatta lévő terepet. A kontextust, amely egy piros vonalból megoldható feladatot csinál. 

Térkép és útvonal

A Process Mining megváltoztatta azt, ahogyan a vállalatok a folyamataikra tekintenek. De egy térkép nélküli útvonal továbbra is csak egy vonal a semmiben. És térkép nélkül azt sem lehet tudni, hol lehet egyáltalán útvonalakat számítani. 

A BLIKS IO megadja az alatta lévő terepet. Hogy a vállalatok tudják, hol tud a Process Mining kiindulni. És hogy az útvonal piros szakaszai végre magyarázatot kapjanak.